¿Qué documentación exige una inspección sanitaria?

Una inspección sanitaria no consiste únicamente en comprobar que las instalaciones están limpias o que los alimentos o productos se conservan a la temperatura adecuada. El control oficial puede incluir también la revisión de la documentación y los registros con los que la empresa demuestra cómo gestiona la seguridad alimentaria.

Por eso, una pregunta habitual cuando una empresa se prepara para una inspección de la Autoridad Sanitaria o para una auditoría de calidad (tipo IFS o GMP) es: ¿qué documentación me puede pedir el inspector?

Es difícil dar una respuesta sencilla a esta pregunta. Por un lado porque no existe una lista única válida para todas las empresas alimentarias y por otro lado porque la documentación va a depender de diferentes factores como el tipo de actividad, el producto que se fabrique (y sus riesgos asociados), los procesos, el tamaño de la empresa o el propio historial de la empresa.

Muchas veces el grado de requerimiento de documentación viene determinado por la propia percepción que la inspección tiene cuando realiza una visita; lo importante no es acumular documentos, sino poder demostrar que el sistema de seguridad alimentaria está adaptado a la actividad real de la empresa, se aplica y funciona. Y esto no se improvisa.

Dicho lo anterior, si que podemos referir una serie de pautas a tener en cuenta y que, basados en nuestra experiencia, generalmente se suelen solicitar.

¿Qué puede comprobarse durante una inspección sanitaria?

Los controles oficiales pueden abarcar numerosos aspectos de la actividad de una empresa alimentaria.

Además de las condiciones de las instalaciones y equipos, pueden comprobarse las prácticas de higiene, los productos y materias primas, la trazabilidad, el etiquetado o los procedimientos que la empresa tiene implantados para controlar los peligros relacionados con la seguridad alimentaria.

La inspección puede incluir, por tanto, la revisión de documentos y registros.

Pero esto no significa que todas las empresas tengan que presentar exactamente la misma documentación. Una industria que fabrica alimentos, un almacén, un restaurante o un pequeño comercio minorista desarrollan actividades diferentes y sus sistemas de autocontrol deben responder a esa realidad.

1. Documentación administrativa y de la actividad

Uno de los primeros aspectos que conviene tener correctamente actualizado es la situación administrativa del establecimiento o empresa. Dependiendo del tipo de actividad, puede resultar necesario comprobar su inscripción en el registro sanitario que corresponda o, cuando proceda, las autorizaciones aplicables.

Además, los datos registrados deben corresponderse con la actividad que realmente desarrolla la empresa. Un cambio de titularidad, instalaciones o actividades puede implicar la necesidad de realizar las comunicaciones administrativas correspondientes. En este sentido nos hemos encontrado con clientes a los que la Autoridad Sanitaria ha requerido a solicitar el alta en una nueva actividad, adicional a la que ya tenían, debido a que habían comenzado desarrollar una nueva actividad (y ellos creían que la misma se encontraba comprendida dentro de la actividad que desarrollaban).

Por eso, no basta con haber realizado el trámite cuando comenzó la actividad: conviene comprobar periódicamente que la información administrativa sigue reflejando la situación real de la empresa.

2. Sistema de autocontrol y APPCC

El sistema de gestión de la seguridad alimentaria es uno de los bloques fundamentales.

Las empresas alimentarias deben disponer de procedimientos que permitan controlar los peligros asociados a su actividad. Dependiendo de las características del establecimiento, esto puede articularse mediante un sistema basado en los principios del APPCC, programas de prerrequisitos, guías de prácticas correctas de higiene u otros sistemas adaptados a la actividad y al riesgo.

Entre los aspectos que pueden formar parte del sistema se encuentran, por ejemplo, el control de temperaturas, limpieza y desinfección, control de plagas, mantenimiento, agua, proveedores, gestión de trazabilidad…etc.

La documentación debe estar adaptada a los procesos que realmente se realizan. Cada APPCC de una empresa es como un traje a medida y de nada sirve tener un documento muy completo pero que describe operaciones que no se aplican a ese establecimiento o refiere controles que nadie realiza.

3. Registros: demostrar que el sistema funciona

Tan importante como disponer de procedimientos es poder demostrar que se aplican. Como siempre decimos en las formaciones que realizamos a nuestros clientes sobre esta materia un APPCC se puede dividir en dos partes; una parte que dice cómo hacemos las cosas y otra parte que demuestra que las estamos haciendo y aquí es donde entran en juego los registros derivados del sistema de autocontrol.

Según la actividad y el sistema implantado, pueden existir registros relacionados con temperaturas, recepción de materias primas, incidencias, medidas correctoras, limpieza, mantenimiento, verificaciones u otros controles.

No todos los establecimientos necesitan necesariamente los mismos registros ni con idéntica frecuencia. La normativa permite aplicar criterios de flexibilidad, especialmente en pequeñas empresas, siempre que se garantice la seguridad alimentaria.

Por tanto, el objetivo no debería ser generar registros por generar, sino conservar aquellas evidencias que permitan comprobar que los controles previstos se realizan y que, cuando aparece una desviación, la empresa sabe detectarla y actuar.

4. Trazabilidad y proveedores

Esta es una de las partes más importantes del sistema de autocontrol (los inspectores tiene especialmente en cuanto esto en aquellas empresas que no fabrican sino que distribuyen alimentos). Una empresa alimentaria debe poder conocer la procedencia de los alimentos, materias primas u otras sustancias que recibe y, cuando corresponda, identificar a quién ha suministrado sus productos.

Disponer de un buen sistema de trazabilidad, y que conozcamos (ojo con programas informáticos que tienen miles de opciones), es fundamental.

A la inspección sanitaria le interesa comprobar que tenemos este sistema bajo control y que en el caso de que se produjera una alerta alimentaria y fuera necesario retirar un producto del mercado pudiéramos localizar la información necesaria con rapidez y relacionarla con los productos afectados.

5. Formación y prácticas de higiene

La empresa debe asegurarse de que las personas que manipulan alimentos o productos alimenticios cuentan con la supervisión, instrucción o formación en higiene alimentaria adecuada a las tareas que realizan. La manera de demostrarlo puede variar en función de cómo se haya organizado la formación y de las características de la empresa.

Pero, de nuevo, el documento por sí solo no es suficiente. Durante una inspección también pueden observarse las prácticas reales del personal e incluso realizarse preguntas para comprobar cómo se aplican los procedimientos establecidos.

Por eso, tener certificados archivados no sustituye a unas buenas prácticas de manipulación (no sería la primera vez que la Autoridad Sanitaria «sugiera» volver a realizar un curso de manipulación de alimentos al comprobar in situ malas prácticas de manipulación).

6. Información sobre los alimentos, alérgenos y etiquetado

Dependiendo de la actividad, la inspección también puede revisar la información facilitada sobre los alimentos.

Aquí cobran importancia las fichas técnicas de los productos. Una práctica común es comparar in situ el etiquetado de un producto con su ficha técnica y comprobar que la información es acorde (información sobre ingredientes y alérgenos, fechas de duración, condiciones de conservación…etc).

En el caso de la restauración y colectividades, por ejemplo, se incide más en la correcta gestión de la información sobre alérgenos.

7. Documentación específica según la actividad

Además de estos grandes bloques, determinadas actividades pueden estar sometidas a requisitos adicionales.

Empresas que trabajan con alimentos de origen animal, establecimientos que realizan determinados procesos, fabricantes de productos sujetos a normativa específica o empresas certificadas bajo normas privadas pueden necesitar documentación y controles adicionales.

Esta es otra razón por la que no resulta adecuado utilizar una lista genérica de documentos como única preparación para una inspección.

La pregunta correcta no es solo «¿qué papeles tengo?», sino «¿qué requisitos son aplicables a mi actividad y cómo puedo demostrar que los estoy cumpliendo?».

Preparar una inspección no consiste en preparar papeles el día anterior

Una empresa bien preparada para una inspección no debería necesitar construir apresuradamente una carpeta cuando recibe la visita del control oficial.

Los procedimientos deben corresponderse con el funcionamiento cotidiano del establecimiento y los registros deben generarse como consecuencia de los controles que realmente se realizan.

La documentación tiene que estar actualizada, ser coherente y resultar accesible. Y, sobre todo, debe existir correspondencia entre lo que está escrito y lo que sucede en las instalaciones.

Cuando aparecen diferencias entre ambos es cuando un sistema aparentemente muy documentado puede mostrar sus debilidades.

¿Está la documentación de tu empresa preparada para una inspección?

Revisar periódicamente el sistema de autocontrol permite detectar procedimientos obsoletos, registros que no aportan información, cambios de actividad que no se han incorporado o controles que existen sobre el papel pero no se están realizando correctamente.

En Aizea ayudamos a las empresas alimentarias a diseñar, implantar y revisar sus sistemas APPCC y de autocontrol, adaptándolos a su actividad y a los requisitos que les resultan aplicables.

Porque estar preparado para una inspección no consiste en tener más documentación, sino en disponer de la documentación adecuada y de un sistema que funcione en la práctica.

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Fuente imagen: elaboración con IA