Las fichas técnicas son una herramienta esencial en las cocinas de restauración colectiva. Una ficha técnica ayuda tanto a determinar el coste económico de un plato como a mantener el saber hacer el plato dentro de la empresa.
Esto último es muy interesante porque ante un cambio de la persona que realiza la preparación una buena ficha técnica le puede indicar los ingredientes a utilizar, cómo debe elaborarse el plato y qué características debe mantener la preparación.
Sin embargo, disponer de fichas técnicas no garantiza que se estén utilizando correctamente.
Puede suceder que en los comedores escolares, residencias u otras colectividades comiencen producirse diferencias entre lo que recoge la documentación y lo que realmente sucede en cocina. Pequeños cambios imprevistos y provisionales pueden acabar siendo permanentes y estas diferencias, aunque sean pequeñas, pueden afectar tanto a la seguridad alimentaria como a la calidad del servicio.
Estas diferencias, aunque parezcan pequeñas, pueden afectar a la seguridad alimentaria, la información sobre alérgenos, la calidad de los platos y la organización del servicio.
Veamos algunos de los errores más frecuentes y cómo prevenirlos.
1. Cambiar ingredientes sin actualizar la ficha técnica
Es una situación bastante habitual. Se produce cuando un proveedor habitual deja de suministrar un producto o se decide cambiar de una marca a otra por motivos de disponibilidad.
En estos casos es muy fácil dejarse llevar por la idea de la equivalencia de productos (este producto es igual que este otro pero de distinta marca). Sin embargo dos productos similares pueden tener una composición muy diferente, diferente contenido de alérgenos e incluso condiciones de preparación.
Cómo evitarlo
Cualquier sustitución de ingredientes debe revisarse antes de incorporarse a la elaboración habitual. Es importante comprobar la información facilitada por el proveedor y actualizar la ficha técnica cuando el cambio afecte a la receta o a sus alérgenos.
También es muy importante que exista una buena comunicación entre los responsables de compras y la cocina.
2. Utilizar cantidades que no coinciden con la receta documentada
Seguro que habréis escuchado que no es lo mismo preparar para 5 que para 25. Esto es especialmente cierto en restauración colectiva. No es tan sencillo calcular para las grandes cantidades de platos que se deben elaborar en un colegio o en una residencia.
Una ficha puede establecer unas proporciones determinadas, pero en ocasiones es necesario realizar modificaciones para adaptar la receta a un número determinado de comensales o a las características de los ingredientes disponibles.
El problema se puede dar cuando estos ajustes se realizan de forma improvisada afectando no solo al rendimiento sino también al tamaño de las raciones o al aporte nutricional.
Cómo evitarlo
Es muy importante que las fichas técnicas indiquen cantidades claras y un rendimiento de referencia. Pero también hay que tener en cuenta que en determinadas circunstancias será necesario ajustar volúmenes y para este tipo de casos es muy bueno disponer de una serie de criterios definidos para ajustar las cantidades.
Lo dicho, es mejor tenerlo previsto que improvisar.
3. Mantener información sobre alérgenos desactualizada
La información sobre alérgenos es uno de los aspectos que requieren mayor atención por las consecuencias que puede tener en la salud de los comensales, como comentamos en nuestro artículo de gestión de alérgenos en el comedor escolar.
Una ficha técnica puede estar correctamente elaborada en el momento de su creación y dejar de reflejar la realidad si cambia un ingrediente, su proveedor o la formulación de un producto utilizado.
Este último aspecto es muy importante porque; podemos estar siempre utilizando un producto de la misma marca, que el fabricante cambie la composición del mismo y que dicho cambio pase inadvertido.
Cómo evitarlo
La información sobre alérgenos debe revisarse siempre que se produzcan cambios que puedan afectarla (e incluso revisar de manera periódica aquellos productos que «siempre utilizamos»).
Las fichas técnicas de los productos suministrados, el etiquetado y las recetas utilizadas deben ser coherentes entre sí.
Además, la ficha técnica del plato debe integrarse en los procedimientos de gestión de alérgenos de la cocina, incluyendo las medidas destinadas a prevenir el contacto cruzado.
4. Describir procedimientos que no se corresponden con el trabajo real
Una ficha técnica puede indicar un método de elaboración que no coincide con el que utiliza habitualmente el personal.
Es habitual encontrarnos con que en una ficha se describa una secuencia de preparación que se ha modificado con el tiempo o recoger equipos que ya no se utilizan.
Cuando esto ocurre, la ficha deja de ser una referencia fiable y se convierte en un documento que apenas se consulta.
Cómo evitarlo
Cuando se producen cambios en los procesos de trabajo es necesario contrastarlas con el personal que realiza las preparaciones y revisar las fichas. De esta manera mantenemos los procesos actualizados y bajo control pero también enviamos un mensaje al personal de cocina sobre la importancia que tienen las fichas técnicas.
5. Tener varias versiones de una misma ficha técnica
Otro problema frecuente es la existencia de diferentes versiones de una receta. Puede haber una ficha actualizada en el ordenador de la persona responsable, mientras que en cocina se sigue utilizando una copia impresa anterior.
Esta situación genera confusión y dificulta saber qué instrucciones deben seguirse.
Cómo evitarlo
Es necesario establecer un sistema sencillo de control documental que permita identificar la versión vigente de cada ficha técnica (muchas veces basta simplemente con preocuparse en sustituir las versiones obsoletas que haya en los puntos de consulta por las nuevas versiones).
6. Elaborar las fichas técnicas sin implicar al personal de cocina
Otro problema que se puede dar es que las fichas técnicas se preparen desde un departamento técnico sin contar con quienes elaboran los platos.
Aunque la documentación sea correcta, pueden aparecer dificultades si las instrucciones no resultan comprensibles o no se adaptan a las condiciones reales del servicio.
Cómo evitarlo
La participación del personal de cocina es fundamental para comprobar que las fichas son útiles.
Antes de dar por definitiva una receta, conviene verificar que las cantidades, los tiempos, los procedimientos y las instrucciones pueden aplicarse correctamente.
Las fichas técnicas también son una herramienta de formación
Como ya se ha comentado anteriormente, una ficha técnica tiene más funciones que documentar una receta.
Es una herramienta que apoya y simplifica la tarea de formar a nuevas incorporaciones. Si se trabaja bien, la ficha técnica permite unificar criterios entre distintos turnos de trabajo y recordar aspectos importantes relacionados con los ingredientes, los alérgenos y los procedimientos de elaboración.
Para ello, debe estar actualizada, ser accesible y usarse.
En conclusión
El principal valor de una ficha técnica no está en disponer de un documento completo, sino en que la información refleje lo que realmente se hace en cocina.
La ficha técnica debe ser un documento vivo que refleje los diferentes cambios que se pueden producir en los ingredientes, cantidades y en los procesos de preparación.
Una buena gestión de las fichas técnicas contribuye a mejorar la organización, mantener la coherencia de las elaboraciones y reforzar la seguridad alimentaria.
En Aizea trabajamos en el diseño de menús y fichas técnicas para restauración colectiva y ofrecemos formación especializada para profesionales del sector.
Conocer los procedimientos es importante; saber aplicarlos correctamente en el trabajo diario es fundamental.
Marian Alonso-Cortés Fradejas
Graduada en Nutrición Humana y Dietética por la Universidad de Navarra y Licenciada en Ciencia y Tecnología de los alimentos por la Universidad de León. Desde el año 1999 viene realizando consultoría especializada en desarrollo de productos y formación para empresas de complementos alimenticios. También realiza asesoramiento técnico de calidad para empresas alimentarias. Actualmente es responsable de la Dirección Técnica de la Consultoría Aizea.
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Fuente imagen: Pexels – Nick Souza
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